Privacy statement

Bij Liberty Work hechten we veel belang aan de bescherming van alle persoonlijke gegevens van ieder persoon waarvan wij deze verzamelen. We behandelen en beveiligen deze gegevens met zo groots mogelijke zorgvuldigheid, steeds in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België (Privacy | Belgium.be).

Liberty Work doet er alles aan om alle verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang en oneigenlijk gebruik.

IN DIT PRIVACY STATEMENT KAN JE TERUGVINDEN:

  • Wie we zijn
  • Waarom en wanneer we jouw persoonlijke gegevens nodig hebben
  • Welke persoonsgegevens we verzamelen
  • Op welke manier we deze verwerken
  • Hoelang we deze bijhouden en verwerken
  • Aan wie wij deze gegevens kunnen doorgeven
  • Welke rechten je hebt en hoe je deze kan uitoefenen

DIT PRIVACY STATEMENT IS VOOR JOU BEDOELD ALS JE:

  • Een contactpersoon bent bij 1 van onze (potentiële) opdrachtgevers, klanten of afnemers van 1 of meerdere diensten van Liberty Work.
  • Een contactpersoon bent bij 1 van onze (potentiële) leveranciers.
  • Een externe consultant bent of een contactpersoon bij 1 van onze externe audit- of consultancybedrijven.
  • Een contactpersoon bent die door sollicitanten werd opgegeven als referentie in het kader van hun begeleiding bij Liberty Work.
  • Een contactpersoon bent bij elke instantie waarmee wij een vorm van contact of samenwerking aangaan of onderhouden en waarvan wij ook alle gegevens bijhouden. (Voorbeeld; Bedrijven, overheid, scholen, …)

Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie door te geven, zullen wij deze informatie enkel gebruiken in overeenstemming met dit privacy statement.

WIE ZIJN WIJ?

Liberty Work, gevestigd in de Aalbeeksesteenweg 31, 8500 Kortrijk. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. (volgens de regels van de GDPR Wetgeving.) (GDPR - wat - wie - wanneer | Erkend GDPR DPO (gdpr-europa.be).

WANNEER VERZAMELEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Liberty Work verzamelt jouw gegevens zodra je ons zelf je gegevens overmaakt. Dit kan per mail, per sms, per telefoon of bij ons op kantoor. Maar ook bij afgifte van je visitekaartje of bij het invullen van een personenfiche nemen wij jouw gegevens op. Opslaan van gegevens gebeurt ook wanneer je door je bedrijf of organisatie bij ons wordt aangemeld als contactpersoon voor onze dienstverlening.

Liberty Work kan je gegevens ook verzamelen als deze publiek toegankelijk zijn gemaakt of wanneer je deze zelf openbaar hebt gemaakt op bijvoorbeeld sociale media en hieruit zou blijken dat je voor ons de juiste contactpersoon bent om een gesprek te starten in het kader van onze dienstverlening.

WAAROM HEBBEN WIJ JOUW GEGEVENS NODIG?

Liberty Work verzamelt je persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld. Deze gegevens zullen niet gebruikt worden voor andere doelen zonder dat je daarvan op de hoogte bent en ons, indien nodig, de toestemming hiervoor gegeven hebt.

Wij gebruiken jouw gegevens in het kader van de voorstelling en uitvoering van onze dienstverlening aan je bedrijf of organisatie, voor de voorstelling en uitwerking van gezamenlijke projecten, partnerships, voor de belangenbehartiging van Liberty Work of in het kader van jouw dienstverlening als leverancier of consultant.

MEER SPECIFIEK GEBRUIKEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS OM :

  • Je informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Liberty Work en om deze beter te kunnen afstemmen op al jouw noden en wensen of die van je bedrijf of organisatie.
  • Een zakelijke relatie met jou of jouw bedrijf of organisatie aan te gaan, een dienstverleningsovereenkomst af te sluiten en te onderhouden en de uitvoering ervan mogelijk te maken.
  • Informatie met jou te kunnen uitwisselen en het verwerken van facturen en boekhouding.
  • Je te benaderen met commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, evenementen, workshops en andere promoties/marketingacties van Liberty Work die voor jou interessant kunnen zijn.
  • Jou te kunnen contacteren voor het nemen van referenties en het beoordelen van het profiel en de geschiktheid van een kandidaat, die ons ook de toestemming geeft om je hiervoor te benaderen.
  • Je in een functie bij een publieke instelling te contacteren voor het behartigen van de belangen van Liberty Work.
  • De kwaliteit van onze dienstverlening te meten en te bewaken. Hiervoor kunnen wij, of een daartoe aangeduide 3de partij, jou vragen om deel te nemen aan enquêtes, en alle verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren.
  • De bedrijfsveiligheid te garanderen. Hierbij kunnen wij onder meer jouw identiteit controleren bij toegang tot 1 van onze kantoren. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze database te voorkomen en onze belangen en die van alle andere in onze database opgenomen personen te beschermen.
  • Te voldoen aan managementdoelen waarbij het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles om fraude te voorkomen en het uitvoeren van (interne en externe) audits en accountantscontroles.
  • Je toe te laten om je rechten uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij hieraan gevolg geven.

WE GEBRUIKEN EN VERWERKEN JOUW PERSOONSGEGEVENS, VOLGENS SOORT VERWERKING EN OP BASIS VAN:

  • Onze (pre)contractuele relatie en alle daaraan verbonden wettelijke verplichtingen van Liberty Work: Wanneer wij met jou of met jouw bedrijf of organisatie een overeenkomst afsluiten of onderhandelen, hebben we van jou of van de daarbij betrokken personen van je bedrijf of organisatie een aantal gegevens nodig om een correcte offerte op te maken en te bespreken, om die overeenkomst ook voor te bereiden, op te maken en daarna correct uit te voeren. Wanneer je niet wil dat je persoonsgegevens in kader verwerkt worden, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.
  • Het rechtmatig belang van Liberty Work of van een 3de partij: Wanneer het nodig is, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan de gerechtvaardigde belangen van Liberty Work of van de 3de partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor het aanbieden of promoten van alle diensten en/of informatieve boodschappen die in lijn liggen met wat je in de context van onze bestaande of mogelijke toekomstige relatie redelijkerwijs van ons kan verwachten te ontvangen. Dit kan ook gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig als we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen en onderbouwen van eventuele rechtsvorderingen.

WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN ER VERWERKT?

Liberty Work verwerkt in eerste instantie jouw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken. (Je naam, voornaam, functie, professioneel adres, je professionele contactgegevens, telefoon- of Gsm-nummer en mailadres.

Aanvullende gegevens zoals voorkeurstaal, afdeling van je werk, zijn niet altijd noodzakelijk maar kunnen aangeraden zijn in het kader van het uitbouwen van onze zakelijke relatie of om onze dienstverlening en onze commerciële acties beter te kunnen afstemmen op jouw interesses, wensen en noden.

Nog andere gegevens zijn volledig optioneel en zijn er enkel op gericht om een goede persoonlijke relatie met jou te onderhouden. (Bijvoorbeeld het vieren van je verjaardag!) Wanneer je ervoor kiest om dit soort persoonlijke gegevens met ons te delen, dan kunnen wij deze in onze database te verwerken.

Je doet er goed aan om iedere wijziging van je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven.

MET WIE DELEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Enkel indien nodig voor de verwezenlijking van alle doelstellingen, voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting van Liberty Work of van een 3de partij of de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Liberty Work of van een 3de partij, kan Liberty Work bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken aan;

1) alle andere vennootschappen van de Liberty Work Groep in België voor onder meer:

  • De verwezenlijking van alle doelstelling van onze zakelijke relatie. Dit betreft Interne dienstverlening zoals administratieve taken als facturatie, klanten- en leveranciersboekhouding, debiteurenbeheer, … en voor promoties en marketingacties in het kader van onze dienstverlening.
  • Management informatie
  • Interne audits
  • Interne dienstverlening
  • Screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme)

2) sollicitanten voor onder meer:

  • Afspraken inzake sollicitatiegesprekken
  • Afspraken in het kader van opstart en uitvoering van alle taken

3) onderaannemers en leveranciers van Liberty Work voor onder meer:

  • Het leveren van diensten of uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening voor Liberty Work (Voorbeeld: Onderzoekbureaus, IT-provider, …).
  • Het leveren van diensten aan Liberty Work in het kader van een tewerkstelling (Voorbeeld: Externemedische preventiedienst).

4) onze bedrijfsrevisoren, audit- en certificatie kantoren voor onder meer:

  • Audit van onze jaarrekening.
  • Het verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten.
  • Audit van een subsidiedossier.

5) Het auditkantoor of onderzoeksbureau van beroepsfederatie van alle HR-dienstverleners voor onder meer:

  • Het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel
  • Wetenschappelijk onderzoek
  •  
  • Statistische doeleinden

6) Diverse overheidsinstanties in het kader van inspecties en onderzoeken voor onder meer:

  • Federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties
  • Sociale zekerheidsinstanties
  • Fiscale autoriteiten

7) Alle andere derden waar we daartoe verplicht worden bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.

Je persoonsgegevens worden door Liberty Work niet verkocht of verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met jouw voorafgaande toestemming.

Bij de ontwikkeling van de activiteiten van Liberty Work mag Liberty Work activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenissen, kunnen je persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van deze over te dragen activa.

Wanneer onze leveranciers je persoonsgegeven verwerken in opdracht van Liberty Work, handelen zij als verwerkers onder de GDPR wetgeving. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in werk zodat zij je persoonsgegevens voldoende beschermen.

Je persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de EU. Liberty Work neemt daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hieromtrent kan je steeds mailen naar hello@libertywork.be.

HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Al jouw persoonsgegevens worden bewaard voor de tijd die nodig is voor de uitvoering van alle doelstellingen en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

WELKE BEVEILIGINGSMAATREGELEN?

Liberty Work doet er alles aan om al jouw persoonsgegeven zo optimaal mogelijk te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Dit doen we aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.

Voorbeeld: Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en alle toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Al deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy- en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover er gegevens verstrekt worden aan derden, komt Liberty Work met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

WAT ZIJN JOUW RECHTEN?

Liberty Work verwerkt al jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschik je over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen.

JE KAN VOLGENDE RECHTEN UITOEFENEN:

RECHT VAN BEZWAAR

Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Liberty Work of van een 3de. Bij de uitoefening van dit recht zal je in het formulier moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen.

Hierna zal er een belangenafweging gebeuren. Bezwaar tegen het gebruik van je mailadres voor nieuwsbrieven, promoties of marketingacties van Liberty Work, kan je heel eenvoudig zelf uitvoeren. In elke email die je van ons ontvangt, krijg je een link met de mogelijkheid tot uitschrijving.

RECHT VAN INZAGE

Je kan altijd navragen naar de verwerking van je persoonsgegevens. Als je dit doet kan je volgende informatie opvragen: De verwerkingsdoeleinden, de soort van persoonsgegevens die we van jou bewaren, wie de ontvangers zijn van al jouw gegevens, de bewaartermijnen of de criteria om de bewaartermijn te bepalen, je overige rechten of andere bronnen van herkomst van jouw gegevens en het bestaan van de geautomatiseerde besluitvorming. Bij het verstrekken van al deze informatie moet Liberty Work altijd rekening houden met de rechten en vrijheden van alle andere personen.

RECHT OP AANPASSING OF AANVULLING

Je kan vragen om alle persoonsgegevens recht te zetten die volgens jou niet correct of onvolledig werden opgenomen. Bij de uitoefening van dit recht zal je in het formulier moeten aangeven welke gegevens je wenst aan te passen of aan te vullen.

RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID

Je hebt het recht om alle persoonsgegevens die je zelf aan Liberty Work hebt bezorgd, door Liberty Work in elektronische vorm te laten overdragen naar jezelf of naar een ander aangegeven verwerkingsverantwoordelijke. Dat kan via een emailadres dat je opgeeft in het aanvraagformulier.

RECHT OP WISSEN VAN PERSOONSGEGEVENS

In alle gevallen die voorzien zijn door de GDPR wetgeving, zullen wij op jouw vraag overgaan tot het verwijderen van al jouw persoonsgegevens.

RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken als:

  • Je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door Liberty Work).
  • De verwerking van je persoonsgegevens door Liberty Work onrechtmatig zou zijn en je toch je recht tot het wissen van je persoonsgegevens niet wenst in te roepen.
  • Wij je persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen, maar je deze wel nog nodig hebt voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
  • Je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van je persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

Je kan je rechten in principe kosteloos uitoefenen door het gebruik te maken van bijhorende formulier.

Op dit formulier vind je verdere instructies voor het invullen en het verzenden van je aanvraag.

Ten laatste binnen de maand na ontvangst van je volledig ingevuld en correct verstuurd formulier, zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan jouw aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maand verlengd worden. In geval van verlenging, verwittigen we je binnen de maand na ontvangst van je formulier over deze verlenging.

In sommige gevallen zal je je rechten niet of onvolledig kunnen uitoefenen. Bijvoorbeeld bij wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, …. Ook hierover zal je bericht ontvangen met de redenen waarom Liberty Work niet of onvolledig aan je aanvraag kan voldoen.

COOKIES

Op onze website maken wij gebruik van cookies en web statistieken. Dit doen we om na te gaan hoe onze bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie kan Liberty Work helpen om de website te verbeteren.

Een cookie is een bestand dat op je computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies je herkennen. Voor meer info kan je doorklikken naar ons cookiebeleid.

VRAGEN, OPMERKINGEN OF KLACHTEN?

Heb je nog vragen, opmerkingen of een klacht over de bescherming van al jouw persoonsgegevens door Liberty Work? Heb je een vraag over dit privacy statement? Dan kan je altijd contact opnemen met ons via hello@libertywork.be

Liberty Work kan op ieder moment om uiteenlopende redenen, wijzigingen of aanvullingen aanbrengen aan dit privacy statement. Je zal altijd de meest up to date versie terugvinden op onze website.

Dit privacy statement werd opgesteld volgens de privacywet van 8/12/1992 en de verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de raad van 27/04/2016 betreffende de GDPR wetgeving.